Đánh giá hồ sơ dự thầu van rất khó vì tài liệu giữa các nhà cung cấp thường không nhất quán. Một hồ sơ có đủ sáu mục đúng chuẩn có thể đánh giá trong một buổi chiều; một hồ sơ chỉ có trang catalogue thì không thể đánh giá được.
1. Bản vẽ bố trí chung
Có kích thước, kèm lỗ bắt bích, khoảng cách tâm trục, khoảng không của bộ truyền động bao gồm cả khoảng tháo, trọng lượng và điểm móc cẩu. Thiếu khoảng tháo thì bản vẽ không dùng được cho người lập kế hoạch bảo dưỡng, tức là người sẽ sống với chiếc van suốt vòng đời của nó.
2. Bảng dữ liệu vận hành
Nhiệt độ thiết kế, chênh áp thiết kế, môi chất và tải bụi, số lần thao tác mỗi năm và con số rò rỉ giả định. Con số rò rỉ phải là một giá trị kèm điều kiện thử, không phải chữ “kín”. Một hồ sơ ghi “không rò rỉ” mà không nói đo bằng cách nào là đang cho bạn biết điều gì đó về nhà cung cấp.
3. Chỉ định vật liệu
Mác thép cho từng chi tiết: khung, cánh, trục, mặt đế, dải bịt kín, bu lông. Không ghi “thép không gỉ”. Riêng trục phải nêu riêng, vì đó là chi tiết không thể kiểm tra nếu không mở ống và cũng là chi tiết hay bị hạ cấp nhất để tiết kiệm chi phí.
4. Dữ liệu bộ truyền động
Loại, mô men hoặc lực đẩy, thời gian hành trình, vị trí khi mất nguồn, cấp bảo vệ, phân cấp khu vực, hãng và model. Một bộ truyền động có tên cụ thể thì kiểm tra được; “bộ truyền động điện, hãng tốt” thì không.
5. Kế hoạch thử và kiểm tra
Thử cái gì, ở áp suất nào và sẽ phát hành tài liệu gì. Chứng chỉ thử áp, báo cáo kích thước, chứng chỉ vật liệu theo EN 10204 3.1, và biên bản hành trình cánh kèm mô men tại điểm nặng nhất.
6. Hướng dẫn chạy thử và bảo dưỡng
Trình tự chạy thử, quy trình cài đặt công tắc hành trình, điểm và chu kỳ bơm mỡ, danh mục phụ tùng kèm đề xuất phụ tùng dự phòng đợt đầu. Tài liệu này viết một lần và dùng mười lăm năm; thiếu nó chính là lý do các nhà máy phải gọi lại nhà cung cấp vì một chiếc van mười lăm năm tuổi.
Làm gì với một hồ sơ có đủ sáu mục
So sánh con số rò rỉ ở đúng điều kiện đã nêu, mô men bộ truyền động với yêu cầu bạn đã tính, và vật liệu trục. Ba phép so sánh đó phân loại hồ sơ đáng tin hơn cột giá, vì chênh lệch giá thường được tạo ra đúng từ ba hạng mục ấy.